VERBİS Nedir? Klinik ve Muayenehaneler İçin Kayıt Rehberi

VERBİS nedir? Kişisel Verileri Koruma Kurumunun yürüttüğü Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemidir. Kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, kayıt yükümlülüğü varsa hangi veriyi, hangi amaçla, kimlere aktararak ve ne kadar süre sakladıklarını bu sisteme beyan eder. Klinik ve muayenehanelerde iş biraz daha incelikli. Sağlık verisi özel nitelikli veridir ve muafiyet eşikleri bu kurumlar için ayrı uygulanır. Aşağıda kimin kayıt olacağını, kaydın adımlarını ve telefon, WhatsApp ya da AI Agent kullanan bir kliniğin kayıtta nelere dikkat edeceğini sırayla anlatıyoruz.

VERBİS nedir? Veri Sorumluları Sicili#

Veri Sorumluları Sicili, kişisel veri işleme faaliyetlerinin kamuya açık bir kaydıdır. VERBİS ise bu sicilin çevrim içi yüzüdür. Sicile kayıt, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 16 hükmüne dayanır: kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce sicile kaydolmak zorundadır. Aynı madde, Kurula verinin niteliği, sayısı ve aktarım durumu gibi objektif ölçütlere göre istisna getirme yetkisi verir.

Sicil kaydı bir izin ya da ruhsat değildir. Kurum kaydı onaylayarak veri işlemenizin hukuka uygun olduğunu doğrulamış olmaz. Kayıt, sizin yaptığınız bir beyandır ve beyanın doğruluğundan siz sorumlusunuz. Bu yüzden VERBİS formunu doldurmadan önce hangi verinin kurumda nerede işlendiğini gösteren bir envanter hazırlayın.

Klinik yöneticileri çoğu zaman "VERBİS nedir, bizden tam olarak ne istiyor?" diye sorar. Kayıt üç şeyi gösterir:

• Ne işliyorsunuz: Hasta, çalışan ve ziyaretçi gibi kişi gruplarına göre veri kategorileri.
• Neden ve kime: İşleme amaçları ile verinin aktarıldığı alıcı grupları.
• Nasıl koruyorsunuz: Aldığınız teknik ve idari güvenlik tedbirleri ile azami saklama süreleri.

Bu üç başlık, hastaya verdiğiniz aydınlatma metniyle de birebir örtüşmelidir. Kurum bir şikâyeti incelerken bu iki belgeyi karşılaştırır; biri telefon kaydından söz edip diğeri hiç değinmiyorsa, bu fark kendi başına soru doğurur.

Kimler kayıt olmak zorunda? Muafiyet eşikleri#

VERBİS kayıt zorunluluğu kural, muafiyet istisnadır. Kurul, istisnaları kararlarla belirler ve bu kararlar zaman içinde değişir. Bugün sağlık sektörünü en çok ilgilendiren eşik, Kurumun 1 Ekim 2025 tarihli kamuoyu duyurusunda açıklanan değişikliktir.

Bu tabloyu okurken iki noktaya dikkat edin. Birincisi, ölçütler bilanço esasına göre defter tutanlar için birlikte aranır; ikisinden birini aşmak kayıt yükümlülüğünü doğurur. İkincisi, Kurumun Ocak 2026 tarihli uygulama esasları duyurusuna göre bilanço esasına göre defter tutmayan veri sorumlularında mali bilanço bilgisi bulunmadığından yalnız çalışan sayısına bakılır. Serbest meslek kazancı beyan eden hekim muayenehaneleri çoğunlukla bu gruptadır; yine de kendi defter usulünüzü mali müşavirinize doğrulatın.

Sağlık verisi işleyen klinik ve muayenehaneler için durum#

Diş kliniği, göz merkezi, tüp bebek merkezi, estetik klinik ya da poliklinik fark etmez: hasta kaydı, muayene notu, tetkik sonucu ve tedavi planı işleyen bir kurumun ana faaliyeti özel nitelikli kişisel veri işlemektir. Bu nedenle sağlık kuruluşlarına genel sınır yerine daha dar olan mikro ölçek sınırı uygulanır.

Uygulamada üç tipik durum vardır:

• Tek hekimli muayenehane, birkaç çalışan: Çalışan sayısı 10'un altındaysa ve bilanço esasına göre defter tutulmuyorsa, uygulama esaslarına göre yalnız çalışan sayısı ölçütü uygulanır ve muafiyet gündeme gelebilir.
• Şirket olarak kurulmuş klinik: Bilanço esasına göre defter tutuluyorsa çalışan sayısı ile bilanço toplamı birlikte değerlendirilir. Sınırlardan biri aşılırsa kayıt gerekir.
• Özel hastane, tıp merkezi, zincir klinik: Çalışan sayısı nedeniyle neredeyse her zaman kayıt yükümlüsüdür.

Eşiği sonradan aşan kurumlar için süre de önemlidir. Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik, sonradan yükümlü hâle gelenlerin belirli bir süre içinde kaydolmasını öngörür. Kurum ayrıca kurumlar vergisi mükellefi tüzel kişiler için bilanço bazlı yükümlülüğün takvimini yıllık duyurularla açıklar; örneğin Kurumun 14 Mayıs 2026 tarihli duyurusu, 2025 bilançosu nedeniyle yükümlü olanlar için son kayıt tarihini 5 Haziran 2026 olarak belirlemiştir.

VERBİS kaydı adım adım#

VERBİS kaydı, formu doldurmaktan önce başlar. Sırayı bozmamak, sonradan düzeltme bildirimlerini azaltır.

1. Envanteri hazırlayın. Hasta kabul, randevu, muayene, faturalama, personel, kamera ve web formu gibi süreçleri tek tek listeleyin; her süreçte hangi veri kategorisinin işlendiğini yazın.
2. Saklama ve imha politikasını yazın. Sicil yönetmeliği, kayıt öncesinde kişisel veri işleme envanteri ile saklama ve imha politikasının hazır olmasını ister.
3. İrtibat kişisini belirleyin. İrtibat kişisi Kurumla iletişimi yürütür, ancak veri sorumlusunu temsil yetkisi yoktur. Klinikte bu kişi genellikle idari müdür ya da kalite sorumlusudur.
4. Sisteme giriş yapın ve kurum bilgilerini girin. Giriş, sistemin tanımladığı kimlik doğrulama adımlarıyla yapılır; tüzel kişilerde işlemi yetkili temsilci yürütür.
5. Envanteri forma aktarın. Veri kategorileri, amaçlar, alıcı grupları, yurt dışı aktarım, güvenlik tedbirleri ve azami saklama süreleri girilir.
6. Kaydı tamamlayın ve değişiklikleri izleyin. Sicildeki bilgiler değiştiğinde yönetmeliğe göre yedi gün içinde güncelleme bildirimi yapılır.

Envanteri bir tabloda tutun. Yeni bir yazılım, sistem bağlantısı ya da iletişim yolu eklendiğinde önce o tabloyu güncelleyin; VERBİS güncellemesi tablodan türesin.

Kayıtta girilen bilgiler: veri kategorileri, amaçlar, aktarım, saklama süresi#

Formun en çok zaman alan kısmı, envanterdeki satırları sistemin hazır seçenekleriyle eşleştirmektir. Klinik için tipik bir eşleştirme şöyle görünür:

Yurt dışı aktarım satırı son dönemde daha fazla dikkat istiyor. 12 Mart 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 7499 sayılı Kanun, 6698 sayılı Kanunun yurt dışına aktarım maddesini yeniden düzenledi ve bu hüküm 1 Haziran 2024'te yürürlüğe girdi. Yeni düzende yeterlilik kararı, standart sözleşme ve bağlayıcı şirket kuralları gibi güvenceler öne çıkıyor. VERBİS'teki aktarım beyanınızın, fiilen kullandığınız bulut ve yazılım hizmetleriyle uyumlu olması gerekir.

WhatsApp, telefon kaydı ve AI Agent kayıtta nasıl gösterilir?#

Birçok klinik VERBİS kaydını yıllar önce yaptı ve o günden beri hastayla iletişim yolları değişti. Hasta adayları artık WhatsApp'tan yazıyor, çağrılar kayda alınıyor, mesai dışında bir AI Agent randevu talebini topluyor. Bunların her biri envantere yeni bir satır ekler.

• Çağrı kaydı: Ses kaydı, "görsel ve işitsel kayıtlar" kategorisinde ve "iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi" ya da hizmet kalitesi amacıyla gösterilir. Saklama süresi kategori bazında yazılır.
• WhatsApp ve diğer mesajlaşma uygulamaları: Mesaj içeriği, telefon numarası ve paylaşılan belgeler işlenir. Hizmeti veren firmanın sunucuları yurt dışındaysa aktarım alanında bu belirtilir.
• AI Agent ve otomatik randevu: Konuşma kaydı, transkript ve randevu bilgisi işlenir. Altyapıyı sağlayan firma alıcı grubu olarak, sunucu konumu yurt dışıysa aktarım olarak yazılır.

Bu satırlara verinin gerçekte izlediği yolu yazın; pazarlama dili buraya girmez. Kaydınız, aydınlatma metniniz ve kanal içi bilgilendirme anonsunuz aynı şeyi söylemelidir. Telefon görüşmelerinde bu tutarlılığı nasıl kuracağınızı KVKK uyumlu sesli AI kontrol listesinde adım adım anlattık.

Kayıt yapılmazsa ne olur?#

Kayıt yükümlülüğü olduğu hâlde sicile kaydolmamak ya da eksik bildirimde bulunmak, 6698 sayılı Kanunun idari para cezası maddesinde ayrı bir aykırılık olarak sayılır. Tutarlar her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenir; Kurumun 31 Aralık 2025 tarihli duyurusundaki tabloya göre 2026 yılı için sicil yükümlülüğüne aykırılığın alt sınırı 341.809 TL, üst sınırı 17.092.242 TL'dir.

Cezadan daha sık yaşanan sorun ise denetim ya da şikâyet anında ortaya çıkan tutarsızlıktır. Hasta bir başvuru yaptığında Kurum, aydınlatma metninizi, sicil kaydınızı ve fiili uygulamanızı yan yana koyar. Kayıt yoksa ya da gerçeği yansıtmıyorsa, asıl şikâyet konusu küçük olsa bile inceleme genişleyebilir.

Bu yazı hukuki görüş değildir; güncel mevzuat metni ve kurum rehberleri esastır. Sınır ve tarihleri işlem yapmadan önce Kurumun güncel duyurularından kontrol edin.

İletişim yolları çoğalırken kaydı güncel tutmak#

VERBİS kaydını güncel tutmanın en kolay yolu, iletişim altyapısını kurarken verinin nereden nereye gittiğini baştan yazmaktır. Telefonda ve WhatsApp'ta çalışan bir AI Agent; randevu talebi, geri arama numarası ve kısa şikâyet özeti gibi idari bilgileri toplar, tanı koymaz ve klinik karar vermez. Hassas bir soru geldiğinde konuşmayı insan ekibe devreder. Bu düzenin hangi veriyi hangi sürede sakladığı, hangi sunucuda tuttuğu ve kime aktardığı kurulumda yazılı hâle gelirse, envanter ve VERBİS güncellemesi birkaç satırlık iş olur.

Kuruma özel kurulumlarda bu belgeleme, HBYS bağlantısı ve yetki yapısıyla birlikte ele alınır; ayrıntılar için veri envanterine uygun kuruma özel kurulum sayfasına bakabilirsiniz. Genel KVKK uyum çerçevesini merak ediyorsanız sağlık sistemlerinde KVKK uyum rehberimiz iyi bir başlangıçtır. Muayenehane ölçeğinde telefon karşılamayı nasıl kuracağınızı ise sanal tıbbi sekreter rehberinde bulabilirsiniz.

Önce muafiyet durumunuzu güncel sınırlarla kontrol edin, sonra envanter ve saklama politikasıyla kaydı hazırlayın. Yeni bir iletişim yolunu açtığınız gün VERBİS kaydını da güncelleyin.