Gizlilik Politikası

1. Genel Bakış ve Kapsam

2. İşlenen Kişisel Veriler

• Kimlik ve İletişim Bilgileri: Ad, soyad, telefon numarası, e-posta adresi, temsil edilen kurum adı.
• Ses ve İletişim Verileri: Kliniğin telefon asistanı ile yapılan sesli görüşme kayıtları, konuşma transkriptleri, görüşme tarihi ve süresi.
• Mesajlaşma ve Talep Bilgileri: WhatsApp, web sohbet veya form üzerinden iletilen randevu talepleri, departman tercihleri ve mesaj içerikleri.
• Teknik ve Kullanım Verileri: IP adresi, tarayıcı türü, oturum çerezleri, cihaz bilgileri ve sistem erişim günlükleri (log kayıtları).

3. Veri İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

• Klinik adına 7/24 gelen çağrıları karşılama, randevu oluşturma ve takvim koordinasyonunu sağlama.
• İletişim ve demo taleplerini değerlendirme ve kurumsal geri dönüş sağlama.
• Yapay zeka asistanının kliniğe özgü kurumsal hafıza kapsamında doğru ve tutarlı bilgi aktarmasını temin etme.
• Sistem güvenliğini sağlama, bilgi güvenliği süreçlerini yürütme ve yasal denetim yükümlülüklerini yerine getirme.
• Görüşme kalitesini ölçümleme ve klinik yönetim paneline analitik özetler üretme.

4. Yapay Zeka Modelleri ve Veri İzolasyonu Taahhüdü

• Model Eğitimi Yasağı: Kliniklerimizin ve hastaların görüşme kayıtları veya metin transkriptleri, üçüncü taraf genel amaçlı LLM (Large Language Model) modellerinin eğitilmesinde kullanılmaz; tercih ettiğimiz yapay zeka sağlayıcılarının kurumsal/API kullanım koşulları bu yönde taahhüt içerir.
• İzole Veri Alanı: Her sağlık kurumunun kurumsal hafızası ve konuşma geçmişi, diğer kurumlardan ayrılmış bağımsız kayıtlarda saklanır.
• İnsan Kontrollü Devir (Human-in-the-Loop): Yapay zeka asistanının emin olamadığı veya acil tıbbi durum sezdiği tüm görüşmeler anında klinik sekreteryasına veya yetkili sağlık personeline aktarılır.

5. Veri Güvenliği ve Saklama Süresi

• Veritabanı ve ses depolama birimlerinde istirahat halinde şifreleme.
• İstemci ile sunucu arasında aktarım halinde TLS ile şifrelenmiş bağlantı (HTTPS).
• Panel erişiminde yetki seviyesine göre sınırlandırılmış kullanıcı rolleri (yönetici / kurum kullanıcısı).
• Altyapımız tanınmış bulut barındırma sağlayıcılarının veri merkezlerinde barındırılır ve bu sağlayıcıların sunduğu güvenlik ve DDoS koruma önlemlerinden yararlanılır.
• Sağlık kuruluşu adına yapılan AI Agent telefon görüşmelerinin metni (transkript), özeti, ses kaydı bağlantısı ile arayanın adı, telefon numarası ve e-posta adresi görüşme tarihinden itibaren 2 yıl saklanır. Süre dolunca her gün çalışan otomatik bir işlemle silinir; görüşmenin tarihi, süresi, maliyeti ve sonucu kişiyle bağı olmadan istatistik için kalır. Ses kaydının kendisi telefon altyapısını sağlayan hizmet sağlayıcıda, o sağlayıcının saklama ayarlarına göre tutulur.
• Hasta ve hasta adaylarının KVKK açık rızası ve ticari ileti izni kayıtları (izin verilip verilmediği, tarihi, kanalı, nasıl alındığı ve kaydı giren kişi), kişinin kaydı silinse bile iznin alındığını ispat edebilmek için saklanır; bu kayıtların kişi kartıyla bağı kaldırılır. Sağlık kuruluşunun AgentFix hesabı silindiğinde bu kayıtlar da silinir.
• Diğer veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır; sürenin bitiminde güvenli yöntemlerle imha edilir.

6. Veri Sahibinin Hakları ve Başvuru Kanalları