WhatsApp Otomatik Mesaj: Kurulum ve 30 Hazır Örnek

WhatsApp otomatik mesaj, hastaya ilk karşılamayı, mesai dışı bilgiyi ve sık sorulan soruların yanıtını her seferinde aynı biçimde verir. Yine de karşılama mesajı, uzakta mesajı, hazır yanıt ve yapay zekâ destekli yanıt farklı işler görür. Aşağıdaki kurulum adımlarını ve kopyalanabilir mesajları başlangıç olarak kullanabilirsiniz. Hiçbiri fiyat, indirim ya da tedavi sonucu vaadi içermez.

WhatsApp otomatik mesaj nedir?#

WhatsApp Business içindeki temel mesaj araçları şöyle ayrılır:

• Karşılama mesajı: İşletmeye ilk kez yazan kişiye veya aynı sohbette 14 günlük hareketsizlikten sonra yeniden iletişim kuran kişiye otomatik gönderilir.
• Uzakta mesajı: Her zaman, özel bir zaman aralığında ya da işletme profilindeki çalışma saatleri dışında gönderilecek şekilde ayarlanabilir.
• Hazır yanıt: Otomatik gönderilmez. Personel kısayolu seçince metin giriş alanına gelir. Personel metni düzenler ve kendisi gönderir.
• AI Agent: Sabit bir metin göndermek yerine yanıtı yapay zekâyla kendisi yazabilir. Bu yanıtlar her zaman doğru ya da uygun olmayabilir.

Bu yüzden şunları ayrı ayrı hazırlayın: hasta ilk kez yazdığında giden kısa bir karşılama mesajı, mesai dışında çalışma saatlerini anlatan bir uzakta mesajı ve personelin kullanacağı onaylı hazır yanıtlar.

Aramalarda geçen “WhatsApp otomatik cevap” ya da “WhatsApp otomatik yanıt” ifadeleri çoğunlukla karşılama ve uzakta mesajını anlatır. Bu iki araç WhatsApp Business’ın işletme araçları arasındadır; kişisel WhatsApp uygulamasında aynı ayarlar bulunmaz.

WhatsApp karşılama mesajı nasıl ayarlanır?#

Karşılama mesajı ayarını yapmak için şu adımları izleyin:

1. WhatsApp Business içindeki İşletme araçları alanını açın.
2. Karşılama mesajı özelliğini seçip etkinleştirin.
3. Kısa bir mesaj yazın; sağlık bilgisi, rapor veya fotoğraf istemeyin.
4. Alıcı grubunu herkes, rehberde olmayanlar, belirli kişiler dışındaki herkes veya yalnızca seçilen kişiler olarak belirleyin.
5. Farklı bir numaradan test mesajı gönderin.

Karşılama mesajının gitmesi için cihazın internete bağlı olması gerekir. Karşılama mesajı talebi çözmeye çalışmaz. Kurumun adını doğrular, hastaya hangi konuda yardım istediğini sorar ve yanıtın nasıl geleceğini anlatır.

Mesai dışı mesajı ve zamanlama#

Uzakta mesajında her zaman gönder, özel zamanlama veya çalışma saatleri dışında seçeneklerinden birini seçebilirsiniz. Çalışma saatleri dışı seçeneği, işletme profilinde saatler tanımlıysa çalışır. Mesaj giderken cihazın internete bağlı olması da gerekir.

Yabancı hastalarda yalnızca “mesai dışındayız” demek yerine saat dilimini açıkça yazın. Geri dönüş saatini planlarken yabancı hasta geri arama saati rehberinden ve saat farkı aracından yararlanabilirsiniz.

WhatsApp hızlı yanıt nasıl kullanılır?#

Hazır yanıtlar yol tarifi, randevu talebi, belgenin nereden gönderileceği ve ekibe devir gibi tekrar eden konularda işe yarar. WhatsApp Business uygulamasında en fazla 50 hazır yanıt saklanır. Web ve Masaüstü sürümlerinde hazır yanıta medya dosyası eklenemez.

Kısayolları anlaşılır adlandırın: /karsilama, /mesai, /randevu, /ulasim gibi. Personel göndermeden önce hasta adını, tarihi, saati ve birimi kontrol etsin. Metnin kutuya hazır gelmesi, içindeki bilginin doğru olduğunu göstermez.

WhatsApp otomatik mesaj gönderme: İleri tarihli mesaj mümkün mü?#

Uzakta mesajındaki zamanlama, belirli bir kişiye ileri bir tarihte giden randevu hatırlatması yerine geçmez. WhatsApp Business’ın belgelenen pazarlama mesajları özelliğinde ileri tarih ve saat seçilebilir. Ancak bu özellik yalnız bazı ülkelerde sunulur, ücretlidir ve planlanan gönderim anında cihazın internete bağlı olmasını ister.

Bu tür gönderimlerde gerekli izinleri ve katılım kayıtlarını sağlama, ayrıca mesaj almak istemeyen kişinin vazgeçme talebini uygulama sorumluluğu işletmeye aittir. Randevu hatırlatmasını ve tanıtım mesajını aynı metinde birleştirmeyin.

WhatsApp otomatik mesaj örnekleri: Yurt içi hastalar için 15 hazır metin#

Aşağıdaki kutuları doğrudan kopyalayabilirsiniz. {kurum adı} gibi alanları kendi kurumunuza göre değiştirin.

1. İlk karşılama ``text Merhaba, {kurum adı} WhatsApp hattına hoş geldiniz. Size hangi konuda yardımcı olabiliriz?

2. Konu seçimi ``text Talebinizi doğru ekibe iletebilmemiz için randevu, ulaşım veya mevcut kayıt işlemlerinden hangisiyle ilgili yazdığınızı belirtir misiniz?

3. Mesai dışı ``text Mesajınız bize ulaştı. Çalışma saatlerimiz {gün ve saat}. Ekibimiz mesajınızı çalışma saatlerinde inceleyecektir.

4. Yoğunluk bilgilendirmesi ``text Mesajınızı aldık. Yetkili ekip sırayla dönüş yapmaktadır. Lütfen aynı talebi yeniden göndermeyin.

5. Randevu talebi ``text Randevu talebiniz için tercih ettiğiniz gün ve genel saat aralığını paylaşabilirsiniz. Kesin uygunluk ekip kontrolünden sonra bildirilecektir.

6. Randevu onayı ``text Randevunuz {tarih}, {saat} için kaydedilmiştir. Onaylıyorsanız ‘ONAY’, değişiklik istiyorsanız ‘DEĞİŞİKLİK’ yazabilirsiniz.

7. Tarih değişikliği ``text Değişiklik talebinizi aldık. Uygun alternatifler kontrol edildikten sonra ekibimiz size dönüş yapacaktır.

8. Görüşme öncesi bilgilendirme ``text Randevunuzdan önce kurum tarafından iletilen hazırlık bilgilendirmesini kontrol etmenizi rica ederiz.

9. Fiyat sorusu ``text Fiyat sorunuzu aldık. Bu otomatik mesajda fiyat veya kampanya bilgisi paylaşılmamaktadır. Yetkili ekip talebinizi inceleyecektir.

10. Yol tarifi ``text Kurum adresimiz: {açık adres}. Ulaşım tercihinizi yazarsanız mevcut yönlendirme bilgisini paylaşabiliriz.

11. Otopark ve erişim ``text Otopark veya erişilebilir giriş bilgisi için hangi ulaşım yöntemiyle geleceğinizi belirtebilirsiniz.

12. Geri arama talebi ``text Geri arama talebiniz kaydedildi. Uygun iletişim aralığınızı yazabilirsiniz.

13. Rapor ve fotoğraf güvenliği ``text Lütfen bu aşamada sağlık raporu veya fotoğraf göndermeyin. Gerekli görülürse yetkili ekip onaylı paylaşım kanalını açıklayacaktır.

14. Talep durumu ``text Talebiniz ilgili ekibe iletilmiştir. İnceleme tamamlandığında aynı görüşme üzerinden bilgilendirileceksiniz.

15. Acil durum uyarısı ``text Bu WhatsApp hattı acil yardım kanalı değildir. Acil yardım ihtiyacında bulunduğunuz yerdeki yerel acil yardım kanalına hemen başvurun.

Yurt dışı hastalar için 15 çok dilli örnek#

1. İngilizce dil seçimi ``text Hello, welcome to {clinic name}. Please choose your preferred language: English, German, French, Arabic or Turkish. Türkçesi: Merhaba, {klinik adı} hattına hoş geldiniz. Lütfen tercih ettiğiniz dili seçin.

2. İngilizce mesai dışı ``text Thank you for your message. Our working hours are {hours}, Türkiye time. Our team will review your message during working hours. Türkçesi: Mesajınız için teşekkür ederiz. Çalışma saatlerimiz Türkiye saatiyle {saatler}. Ekibimiz mesajınızı mesai içinde inceleyecektir.

3. İngilizce hizmet kapsamı ``text We received your question about the service package. An authorized team member will review your request. Türkçesi: Hizmet paketiyle ilgili sorunuzu aldık. Yetkili ekip talebinizi inceleyecektir.

4. İngilizce fiyat sorusu ``text We received your pricing question. This automatic message does not provide price or campaign information. Our authorized team will review your request. Türkçesi: Fiyat sorunuzu aldık. Bu otomatik mesaj fiyat veya kampanya bilgisi vermez. Yetkili ekip talebinizi inceleyecektir.

5. İngilizce transfer ve konaklama ``text Please share only your arrival date and city. Our authorized team will contact you about your transfer or accommodation request. Türkçesi: Yalnızca varış tarihinizi ve şehri paylaşın. Yetkili ekip transfer veya konaklama talebiniz için iletişime geçecektir.

6. Fransızca karşılama ``text Bonjour, bienvenue chez {nom de la clinique}. Comment pouvons-nous vous aider ? Türkçesi: Merhaba, {klinik adı} hattına hoş geldiniz. Size nasıl yardımcı olabiliriz?

7. Fransızca randevu talebi ``text Veuillez indiquer le jour et la plage horaire que vous préférez. La disponibilité sera confirmée par notre équipe. Türkçesi: Tercih ettiğiniz günü ve saat aralığını yazın. Uygunluk ekibimiz tarafından onaylanacaktır.

8. Fransızca rapor veya fotoğraf ``text Veuillez ne pas envoyer de rapport médical ni de photo maintenant. Si nécessaire, notre équipe expliquera le canal de partage approuvé. Türkçesi: Lütfen şu anda sağlık raporu veya fotoğraf göndermeyin. Gerekirse ekibimiz onaylı paylaşım kanalını açıklayacaktır.

9. Almanca dil seçimi ``text Willkommen bei {Name der Klinik}. Bitte wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache. Türkçesi: {Klinik adı} hattına hoş geldiniz. Lütfen tercih ettiğiniz dili seçin.

10. Almanca mesai dışı ``text Vielen Dank für Ihre Nachricht. Unsere Arbeitszeiten sind {Zeiten} nach türkischer Zeit. Türkçesi: Mesajınız için teşekkür ederiz. Çalışma saatlerimiz Türkiye saatiyle {saatler}.

11. Almanca tarih onayı ``text Ihr gewünschter Termin ist am {Datum} um {Uhrzeit} nach türkischer Zeit. Bitte antworten Sie mit ‘BESTÄTIGEN’ oder ‘ÄNDERN’. Türkçesi: Talep ettiğiniz tarih Türkiye saatiyle {tarih}, {saat}. Lütfen ‘ONAY’ veya ‘DEĞİŞİKLİK’ yazın.

12. Arapça karşılama ve dil seçimi ``text مرحبًا، شكرًا لتواصلك مع {اسم المؤسسة}. يرجى اختيار اللغة التي تفضلها. Türkçesi: Merhaba, {kurum adı} ile iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Lütfen tercih ettiğiniz dili seçin.

13. Arapça rapor veya fotoğraf ``text يرجى عدم إرسال تقرير طبي أو صورة الآن. إذا لزم الأمر، سيشرح لك فريقنا قناة الإرسال المعتمدة. Türkçesi: Lütfen şu anda sağlık raporu veya fotoğraf göndermeyin. Gerekirse ekibimiz onaylı gönderim kanalını açıklayacaktır.

14. Arapça transfer ve konaklama ``text يرجى مشاركة تاريخ الوصول والمدينة فقط. سيتواصل معك الفريق بشأن طلب النقل أو الإقامة. Türkçesi: Yalnızca varış tarihinizi ve şehri paylaşın. Ekip transfer veya konaklama talebiniz için iletişime geçecektir.

15. Arapça tarih onayı ``text موعدك المطلوب هو {التاريخ} الساعة {الوقت} بتوقيت تركيا. يرجى الرد بكلمة ‘تأكيد’ أو ‘تغيير’. Türkçesi: Talep ettiğiniz randevu Türkiye saatiyle {tarih}, {saat}. Lütfen ‘ONAY’ veya ‘DEĞİŞİKLİK’ yazın.

Daha fazla düzenlenebilir metin için hasta mesaj şablonları aracını kullanabilirsiniz.

Yurt içi ve yurt dışı mesaj farkları#

Kurulumdan önce aşağıdaki tabloyu kontrol listesi olarak kullanın:

Sağlık tanıtım kuralları kapsamında yurt içi iletişimlerde ücret, indirim, kampanya ve promosyon bilgilerine yer verilemez; kişilerin bilgisi ve rızası olmadan kişisel iletişim kanallarından tanıtım mesajı gönderilemez. Aynı düzenlemedeki uluslararası sağlık turizmi istisnası yalnızca hükümde belirtilen yetkili sağlık tesisleri ve aracı kuruluşların yurt dışına yönelik faaliyetleriyle sınırlıdır.

Otomatik mesajın sınırları ve WhatsApp AI Agent farkı#

Sabit mesajlar yalnız önceden yazılmış metni, belirlenen durumda gönderir. AI Agent ise konuşmaya göre yeni yanıt yazabilir. WhatsApp, bu yanıtların doğru ya da uygun olmayabileceğini açıkça belirtir. İki yaklaşımın farkını AI Agent ile chatbot arasındaki fark yazısında bulabilirsiniz.

Klinik sınır: Tıbbi değerlendirme, belge yorumlama, fiyatlandırma, tedavi sonucu veya kişiye özel klinik yönlendirme otomatik yanıta bırakılmamalı; yetkili insan incelemesine devredilmelidir. Otomasyon klinik kararın yerine geçmez. Çok dilli mesajlaşma, ekibe devir ve kurulumun sınırları WhatsApp asistan kurulumu sırasında ayrıca konuşulabilir.

KVKK: Otomatik mesajda sağlık bilgisi istemeyin#

Sağlık verileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve işlenirken uygun hukuki sebep ile ek güvenlik önlemleri gerekir. Bu nedenle ilk karşılama mesajına “şikâyetinizi, raporunuzu ve fotoğrafınızı gönderin” gibi kapsamlı bir talep eklemeyin.

İlk mesajda yalnız dil, görüşme konusu ve uygun geri dönüş zamanı gibi yönlendirme bilgilerini isteyin. Sağlık belgesi gerekiyorsa veri akışı, yetki, saklama ve paylaşım kanalı kurumun hukuk ve bilgi güvenliği ekiplerince belirlenmelidir. Ayrıntılar için sağlık sistemlerinde KVKK rehberine bakabilirsiniz.

Acil mesajların doğrudan devri#

WhatsApp Business şartları, hizmetin acil servislere bağlantı sağlamadığını söyler. Kaynağın kapsamı burada biter; hangi ifadenin acil sayılacağı ve otomasyon akışının nasıl kurulacağı klinik tarafından onaylanmalıdır.

Acil durum kuralı: Klinikte görevli hekimlerce onaylanan acil ifade listesiyle eşleşme olduğunda kişi hemen ve koşulsuz biçimde bulunduğu yerdeki yerel acil yardım kanalına yönlendirilmeli; aynı anda sohbet nöbetçi personele veya kliniğe doğrudan aktarılmalıdır. İnsan aktarımı acil yardım yönlendirmesinin yerine geçmez. Sistem hatasında sabit acil yönlendirme mesajı gösterilmeli ve bildirim alternatif operatör kanalına iletilmelidir.